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Sabemos que lidar com clientes inadimplentes é usual na rotina de uma empresa que realiza um alto volume de vendas a prazo. Nesses casos, obter uma gestão de cobranças eficiente é a chave para não transformar esse desafio em uma ameaça.

Mas qual rotina adotar para essa inadimplência não se tornar uma bola de neve? Nesse artigo você irá conferir as melhores práticas a se adotar dentro dos primeiros 180 dias para não permitir que as dívidas de seus clientes se estendam a longo prazo.

O que é gestão de cobranças?

A gestão de cobranças é um processo essencial para uma empresa que oferece prazos para pagamento.

No entanto, essa gestão não consiste somente na cobrança da inadimplência, mas sim, na criação de um fluxo de ações que previnam essa situação, como lembretes de vencimento, por exemplo.

Logo, uma gestão de cobranças deficiente pode trazer uma série de malefícios a uma empresa e prejudicar sua saúde financeira.

No caso, apostar em uma gestão eficaz e estruturada é a melhor maneira de manter sua empresa ativa e prosperando.

A Importância dos Primeiros 180 dias

Á primeira vista, um crédito em atraso há poucos dias não oferece uma ameaça, certo? Se você acha isso, dependendo da eficiência da gestão de cobranças dessa empresa, você até pode estar certo.

Ao contrário disso, uma simples inadimplência pode oferecer um sério risco, e contar com um cliente inadimplente na sua carteira pode dificultar o relacionamento e o comprometimento com créditos futuros.

Nesse cenário, apostar na recuperação dentro dos primeiros 180 dias é fundamental para garantir que esse dinheiro retorne ao seu Caixa.

Estudos mostram que as chances de quitação diminuem à medida que a dívida permanece em aberto. Embora não haja um percentual exato de sucesso, é amplamente conhecido que a eficácia da cobrança diminui depois desse período.

Dessa forma, adotar medidas preventivas dentro desse prazo é indispensável para aumentar as chances de sucesso na gestão de cobranças.

Lembretes Preventivos

Antes de mais nada, lembretes preventivos são mensagens enviadas aos clientes para alertá-los sobre o vencimento de suas faturas.

Seu objetivo é claro, sem rodeios, e leva o cliente a se programar quanto ao pagamento para evitar a inadimplência.

Os dias de envio podem ser pré-definidos conforme vontade do credor, porém, é indicado que sejam disparados 2 dias antes do vencimento, e no dia, aumentando a eficácia e evitando esquecimentos por parte do cliente.

Algumas plataformas de gestão financeira automatizam esse fluxo de mensagens, livrando o responsável pelo Financeiro do envio manual.

Confira um exemplo:

Olá, [NOME CLIENTE]! 

Este é um lembrete de que a sua cobrança no valor de R$ 287,51 vence hoje. Por favor, realize o pagamento para evitar multa e juros.

Obs: Se o pagamento já foi realizado, por gentileza, desconsiderar essa mensagem.

1 dias após vencimento

Logo, se os lembretes preventivos não surtirem efeito, e o dia do vencimento passar sem a quitação da dívida, encaminhe uma 2ª via da fatura ao cliente. Essa é uma forma de alertar que ele está inadimplente e ainda possui uma chance de realizar o pagamento de sua dívida.

Além disso, é muito importante que a partir desse momento, o credor se mostre a disposição para resolver possíveis problemas e verificar o interesse no pagamento por parte do devedor.

Do contrário, poderá informá-lo que medidas mais drásticas para recuperação de crédito poderão ser tomadas.

5 dias após vencimento

Após cinco dias sem sucesso, é aconselhável registrar o cliente inadimplente em órgãos de proteção ao crédito, como o Serasa ou SPC Brasil.

Conhecida como negativação, essa ação compromete a capacidade do devedor de obter novos empréstimos ou linhas de crédito.

É importante salientar que o responsável precisará acompanhar de perto essa decisão, que possui custos. Logo após a quitação total da dívida, o credor deverá retirar o registro imediatamente do órgão.

Confira os benefícios de negativar o cliente inadimplente:

• Pressão para o pagamento da dívida: a dificuldade na obtenção de novos créditos motiva o devedor a realizar a quitação.
• Redução de custos operacionais: parte do esforço da empresa credora é eliminada devido ao envio de notificações formais diretamente pelo sistema do órgão de proteção ao crédito.
• Proteção e Seriedade: ao negativar o cliente inadimplente, a empresa credora demonstra seriedade com a sua recuperação de crédito e finanças e protege seu fluxo de caixa.

7 dias após vencimento

Não obteve sucesso até agora? Sete dias já se passaram, e isso mostra que as tratativas estão se tornando mais delicadas. A melhor opção neste momento é terceirizar a cobrança e contratar uma empresa especializada, como a Consulth.

É crucial que essa decisão seja tomada a curto prazo, pois o índice de recebimento dentro desse período é maior.

Nesse caso, terceirizar a cobrança pode ser a solução para a quitação da dívida, visto que uma equipe especializada em cobranças assumirá as tratativas. Com experiência em diversos cenários e situações atípicas, a terceirização irá trazer mais agilidade e eficácia na recuperação de crédito.

30 dias após vencimento

Após os 30 dias, considere o envio de uma Notificação Extrajudicial para o cliente inadimplente. Essa notificação é um documento formal para reafirmar a existência da dívida, o tempo que ela já se encontra em atraso, sinalizar sobre as consequências do não pagamento, incluindo a intenção de ingressar com uma ação judicial, se for o caso.

Além disso, essa notificação oficializa a última oportunidade de negociação amigável e estipula um prazo final para regularização antes da ação. É importante que esse documento tenha entrega comprovada e garantia de recebimento, como o AR (Aviso de Recebimento) dos Correios.

Nesse sentido, definir um prazo razoável para a quitação, como 15 dias úteis após o recebimento da notificação, equilibra o senso de urgência e viabilidade. Essa decisão demonstra boa-fé por parte do credor e aumenta as chances de resolver a pendência amigavelmente.

+ 50 dias após vencimento

Por outro lado, caso a notificação extrajudicial não surta efeito, verifique a possibilidade de iniciar uma ação judicial. 

Apesar dessa opção oferecer maior sucesso, haverá custas judiciais a serem pagas durante o processo. Por esse motivo, é essencial realizar uma análise de viabilidade do ajuizamento para verificar se valerá a pena ingressar com a ação judicial dependendo do valor total da dívida.

Desse modo, tomar a melhor decisão juridicamente nessa fase da cobrança é indispensável!

Caso opte por não seguir com o ajuizamento, permaneça ativo com o fluxo de cobranças.

Logo, contar com a empresa especializada nesse momento é fundamental para manter as comunicações de cobrança ativas. Antes dos 180 dias, ainda é possível!

Consequências de uma inadimplência prolongada

Por fim, é essencial manter a gestão de cobranças ativa, impedindo que as dívidas se estendam por muito tempo.

Uma dívida antiga pode trazer uma série de impactos negativos para uma empresa, inclusive, com o tempo e dependendo da legislação (geralmente 5 anos), a dívida pode prescrever, impossibilitando sua cobrança legal.

Bem como, priorizar um fluxo de cobranças e apostar em parceiros ideais para essa gestão é fundamental para obter sucesso na recuperação de crédito.

Com soluções inovadoras e personalizadas, a Consulth, líder no mercado de cobrança B2B, oferece uma assessoria especializada com vasto conhecimento na área de cobranças empresariais.

Entre em contato conosco e conte com soluções inteligentes para auxiliá-lo em uma recuperação de crédito eficiente.