Ter o controle total dos recebimentos de um negócio envolve um efetivo planejamento de contas a receber, incluindo o rastreio da origem do pagamento, o registro das quantias, a organização dos devedores, a criação de estratégias, um plano de ação direcionado às contas a receber, entre outros.

A importância de ter esse controle é que ele influencia diretamente na manutenção das finanças da empresa. É simples: sem um controle financeiro, o negócio não funciona e muito menos obtém lucro. Quando o dinheiro que entra no caixa é registrado e contabilizado, fica mais fácil para a empresa traçar planos para essa quantia, como a compra de matéria-prima e o pagamento dos funcionários, por exemplo. Assim, se esse trabalho não for realizado corretamente, você pode estar prejudicando a própria empresa.

Por isso, no post de hoje vamos dar algumas dicas sobre como otimizar na prática o setor de contas a receber. Se você está procurando por dicas de como gerenciar esse setor, pode acessar essa outra matéria aqui!

Mesmo após um contrato ser assinado ou uma venda ser realizada, não se pode contar que o dinheiro da transação já esteja no caixa. Jamais dependa dos valores das contas a receber como o suficiente para arcar com futuras despesas, como compra de novos equipamentos ou contratação de funcionários. É essencial que o valor seja contabilizado somente após ele entrar em caixa, nunca antes!

Isso porque basta um cliente voltar atrás ou ficar em situação de inadimplência para que uma situação como essa comece a gerar possíveis prejuízos para a empresa – ainda mais se ela não tiver um fundo emergencial para arcar com isso.

Para ter garantia de recebimento de parte do valor, uma dica é negociar melhor no momento da compra. Ter um valor de entrada pode ser útil para que, caso o cliente não prossiga com a aquisição, a perda para a empresa seja menor.

É direito da empresa receber pelo produto que vendeu ou serviço que prestou. Por isso, o cliente não pode ficar menos ou mais satisfeito só porque você está fazendo o papel de cobrá-lo caso haja atrasos no pagamento. Se um cliente ficar insatisfeito com a cobrança, vale a pena pensar em não o manter futuramente como cliente, pois certamente os atrasos se repetirão.

A melhor estratégia é fazer a primeira cobrança próxima ao dia do vencimento da conta. Isso porque ela vale como uma lembrança útil, já que alguns clientes, sem ter má-fé, simplesmente acabam esquecendo da dívida, seja por desatenção às datas ou falta de organização em suas finanças.

Organize as contas a receber:

Toda movimentação financeira deve ser registrada de forma precisa. Isso garante até mesmo a segurança e o cumprimento de regras da governança corporativa. O registro das contas a receber, como vendas a prazo e à vista, recebimentos por cartão de crédito e boleto, e o controle de clientes inadimplentes permite uma visão organizada das entradas e saídas e também as tomadas de decisão mais estratégicas.

Faça um planejamento do fluxo de caixa:

Tendo organizado as contas a receber, fica mais fácil ter uma visão ampla sobre os lançamentos futuros e sobre a saúde financeira do negócio. Saber os dias em que as cobranças entram em caixa ajuda o setor de contas a pagar a se certificar de que haverá saldo suficiente para quitar os compromissos mensais, por exemplo.

Faça uma análise dos dados dos clientes antes de liberar o crédito:

Em vendas a prazo, fazer a avaliação de risco de crédito de cada cliente é importante mesmo que se trate de bons pagadores, pois imprevistos podem ter acontecido, mudando a situação financeira deles e ocasionando dificuldades para arcar com parcelas futuras. Uma dica extra é estimular o pagamento adiantado através de descontos até o dia de vencimento da fatura.

Padronize os processos:

Se cada membro da equipe utilizar sua própria planilha de controle das contas a receber, o setor ficará bagunçado e com certeza haverá algum desencontro de informações ou a perda de registros importantes. A centralização de informações e a padronização de processos, como por meio de softwares ERPs, evitarão retrabalhos e deixarão o setor mais organizado.

Conte com um serviço de terceirização de cobrança:

Contar com profissionais dedicados exclusivamente à recuperação de inadimplentes, com técnicas e sistemas especializados, possibilita que o setor de contas a receber tenha mais tempo para se organizar e mapear as causas raízes de inadimplência, além de dividir o trabalho na negociação com clientes críticos e no gerenciamento das cobranças.

Conte com os profissionais da Consulth para terceirizar as suas cobranças e ter um maior controle sobre as contas a receber da sua empresa! Entre em contato e saiba mais.